松本県ヶ丘高等学校第34回卒業生同窓会

第12回実行委員会定例会 議事録 その1

■日時/平成24年4月7日㈯
■会場/中央公民館(Mウイング) 4-4会議室


1.入金状況について
 156人 2,465,000円
 ※募金はまだまだ随時受け付けております。
  皆様の温かいお気持ちをお待ちしております。

2.出欠状況について
 4月21日㈯、事前登録していない方でも、
 出席できる方はお気軽にご参加ください。
 飛び入り参加大歓迎です!  

3.前日、当日の準備について
 ◎当日までの作業・役割分担について

  <案内状発送作業>
   2月18日 原稿等決定
   3月2日 案内状、封筒、返信用はがき引き渡し
     ~3月5日   
   ~3月11日 案内状発送(各クラス毎、教員含む)
   3月28日 返信用はがき締切 人員把握
            ↓
        参加の少ないクラスは呼びかけを(各クラス最低10名)

  <第12回役員会>
   4月7日㈯ 企画、任務分担

  <学校等との打ち合わせ>
   会場備品等確認、来賓控室(校長室)、講師控室(校長室隣)、
   図書費30万円、施設整備費30万円で決定、土足用ゴザ(学校で用意)
   ◇ブエナビスタ打合せ
   ◇司会者原稿作成
   ◇必要物品、レンタル品確認・手配
   ◇当日配布のプログラム作製<記念式典用、祝賀会用>
   ◇講師との連絡調整:大家氏、竹内氏
   ◇ホームページでのPR
   ◇報道依頼
   ◇恩師への記念品発注
   ◇校歌、応援歌、応援団衣裳等準備
   ◇名札作成(ケース:同窓会からレンタル)
   ◇学校への目録作成:表彰盆(学校からレンタル)
   ◇来賓用リボン(同窓会からレンタル)
   ◇講師謝礼準備
   ◇釣銭
   ◇領収書
   ◇引継用旗、たすき

  <前日準備4月20日㈮>19:00集合
   準備班/10名
   準備(椅子並べ、各種セッティング確認)、最終打合せ、リハーサル
   ※会場設営の、教員、生徒への弁当手配

  <当日4月21日㈯>8:00集合
   ◇受付:全体統括
    ①来賓担当
     学校長、教頭、事務長、同窓会長、同窓会事務局長
     ※赤リボン ※資料配布 ※ブエナビスタまでの送迎車案内
    ②33、35、36回生担当
     ※名札 ※資料配布 ※祝賀会受付:寸志5,000円徴収(33,35のみ)
    ③各クラス担当
     各3~4名
     ※名札 ※資料配布 ※(寄付金受付)
     ※祝賀会受付も同様:祝賀会 会費徴収6,000円+2,000円
   ◇記念事業進行担当
   ◇祝賀会進行担当
   ◇講師案内:大家氏担当、竹内氏担当
   ◇写真撮影:前日、当日の記録

  <当日終了後>
   ◇東京同窓会参加者とりまとめ:期日6月9日㈯ 25名予定
   ◇バス手配
   ◇引継会資料作成:10月
   ◇パネル作成
   ◇同窓会報への原稿提出

4.今後の予定
 次回準備 4月20日㈮ 松本県ケ丘高校体育館
 ※必ず上履きをご持参ください。



以上
  • 2012/04/09 (月) :
  • 実行委員会・議事録
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