第11回実行委員会定例会 議事録 その2

＜当日までの作業・役割分担について＞


●案内状発送作業
　2月18日㈯／原稿等決定
　3月2日㈮／案内状、封筒、返信用はがき引き渡し
　　　　～3月5日㈪　　　
　～3月11日㈰／案内状発送（各クラス毎、教員含む）
　3月28日㈬／返信用はがき締切、人員把握
　　　　　　　　　↓
　　　　　　　　参加の少ないクラスは呼びかけを（各クラス最低10名）

●第11回役員会
　3月10日㈯／企画、任務分担

●第12、13…回役員会：3月11日～4月20日の間
　状況に応じ随時開催
　＜この間の準備作業＞
　　◎学校との打ち合わせ
　　◎会場備品等確認、来賓控室、講師控室　　
　　◎ブエナビスタ打合せ
　　◎司会者原稿作成
　　◎必要物品、レンタル品確認・手配
　　◎当日配布のプログラム作製＜記念式典用、祝賀会用＞
　　　※映像資料、プログラム用写真収集
　　◎講師との連絡調整：大家氏、竹内氏
　　　※写真提供等の依頼
　　◎ホームページでのPR
　　◎報道依頼
　　◎恩師への記念品発注
　　◎校歌、応援歌、応援団衣裳等準備
　　◎名札作成
　　◎学校への目録作成：表彰盆用意
　　◎来賓用リボン
　　◎講師謝礼準備
　　◎釣銭
　　◎領収書
　　◎引継用旗、たすき

●前日準備／4月20日㈮
　　準備班10名以上
　　準備（椅子並べ、各種セッティング）、最終打合せ、リハーサル

●当日／4月21日㈯　8：30集合
　◎受付：全体統括
　　①来賓担当
　　　学校長、教頭、事務長、同窓会長、同窓会事務局長
　　　※赤リボン
　　　※資料配布
　　　※ブエナビスタまでの送迎車案内
　　②33、35、36回生担当
　　　※名札
　　　※資料配布
　　　※祝賀会受付：寸志5,000円徴収
　　③各クラス担当
　　　各3～4名
　　　※名札
　　　※資料配布
　　　※（寄付金受付）
　　　※祝賀会受付も同様：祝賀会・会費徴収6,000円＋2,000円
　◎記念事業進行担当
　◎会場係：暗幕開閉（6名）
　◎祝賀会進行担当
　◎講師案内：大家氏、竹内氏
　◎写真撮影：前日、当日の記録

●当日終了後
　◎東京同窓会参加者とりまとめ：期日6月9日㈯　25名予定
　◎バス手配
　◎引継会資料作成：10月
　◎パネル作成
　◎同窓会報への原稿提出（原稿提出済→写真提供）



以上