第11回実行委員会定例会 議事録 その2
<当日までの作業・役割分担について>
●案内状発送作業
2月18日㈯/原稿等決定
3月2日㈮/案内状、封筒、返信用はがき引き渡し
~3月5日㈪
~3月11日㈰/案内状発送(各クラス毎、教員含む)
3月28日㈬/返信用はがき締切、人員把握
↓
参加の少ないクラスは呼びかけを(各クラス最低10名)
●第11回役員会
3月10日㈯/企画、任務分担
●第12、13…回役員会:3月11日~4月20日の間
状況に応じ随時開催
<この間の準備作業>
◎学校との打ち合わせ
◎会場備品等確認、来賓控室、講師控室
◎ブエナビスタ打合せ
◎司会者原稿作成
◎必要物品、レンタル品確認・手配
◎当日配布のプログラム作製<記念式典用、祝賀会用>
※映像資料、プログラム用写真収集
◎講師との連絡調整:大家氏、竹内氏
※写真提供等の依頼
◎ホームページでのPR
◎報道依頼
◎恩師への記念品発注
◎校歌、応援歌、応援団衣裳等準備
◎名札作成
◎学校への目録作成:表彰盆用意
◎来賓用リボン
◎講師謝礼準備
◎釣銭
◎領収書
◎引継用旗、たすき
●前日準備/4月20日㈮
準備班10名以上
準備(椅子並べ、各種セッティング)、最終打合せ、リハーサル
●当日/4月21日㈯ 8:30集合
◎受付:全体統括
①来賓担当
学校長、教頭、事務長、同窓会長、同窓会事務局長
※赤リボン
※資料配布
※ブエナビスタまでの送迎車案内
②33、35、36回生担当
※名札
※資料配布
※祝賀会受付:寸志5,000円徴収
③各クラス担当
各3~4名
※名札
※資料配布
※(寄付金受付)
※祝賀会受付も同様:祝賀会・会費徴収6,000円+2,000円
◎記念事業進行担当
◎会場係:暗幕開閉(6名)
◎祝賀会進行担当
◎講師案内:大家氏、竹内氏
◎写真撮影:前日、当日の記録
●当日終了後
◎東京同窓会参加者とりまとめ:期日6月9日㈯ 25名予定
◎バス手配
◎引継会資料作成:10月
◎パネル作成
◎同窓会報への原稿提出(原稿提出済→写真提供)
以上
●案内状発送作業
2月18日㈯/原稿等決定
3月2日㈮/案内状、封筒、返信用はがき引き渡し
~3月5日㈪
~3月11日㈰/案内状発送(各クラス毎、教員含む)
3月28日㈬/返信用はがき締切、人員把握
↓
参加の少ないクラスは呼びかけを(各クラス最低10名)
●第11回役員会
3月10日㈯/企画、任務分担
●第12、13…回役員会:3月11日~4月20日の間
状況に応じ随時開催
<この間の準備作業>
◎学校との打ち合わせ
◎会場備品等確認、来賓控室、講師控室
◎ブエナビスタ打合せ
◎司会者原稿作成
◎必要物品、レンタル品確認・手配
◎当日配布のプログラム作製<記念式典用、祝賀会用>
※映像資料、プログラム用写真収集
◎講師との連絡調整:大家氏、竹内氏
※写真提供等の依頼
◎ホームページでのPR
◎報道依頼
◎恩師への記念品発注
◎校歌、応援歌、応援団衣裳等準備
◎名札作成
◎学校への目録作成:表彰盆用意
◎来賓用リボン
◎講師謝礼準備
◎釣銭
◎領収書
◎引継用旗、たすき
●前日準備/4月20日㈮
準備班10名以上
準備(椅子並べ、各種セッティング)、最終打合せ、リハーサル
●当日/4月21日㈯ 8:30集合
◎受付:全体統括
①来賓担当
学校長、教頭、事務長、同窓会長、同窓会事務局長
※赤リボン
※資料配布
※ブエナビスタまでの送迎車案内
②33、35、36回生担当
※名札
※資料配布
※祝賀会受付:寸志5,000円徴収
③各クラス担当
各3~4名
※名札
※資料配布
※(寄付金受付)
※祝賀会受付も同様:祝賀会・会費徴収6,000円+2,000円
◎記念事業進行担当
◎会場係:暗幕開閉(6名)
◎祝賀会進行担当
◎講師案内:大家氏、竹内氏
◎写真撮影:前日、当日の記録
●当日終了後
◎東京同窓会参加者とりまとめ:期日6月9日㈯ 25名予定
◎バス手配
◎引継会資料作成:10月
◎パネル作成
◎同窓会報への原稿提出(原稿提出済→写真提供)
以上