松本県ヶ丘高等学校第34回卒業生同窓会

第11回実行委員会定例会 議事録 その2

<当日までの作業・役割分担について>


●案内状発送作業
 2月18日㈯/原稿等決定
 3月2日㈮/案内状、封筒、返信用はがき引き渡し
    ~3月5日㈪   
 ~3月11日㈰/案内状発送(各クラス毎、教員含む)
 3月28日㈬/返信用はがき締切、人員把握
         ↓
        参加の少ないクラスは呼びかけを(各クラス最低10名)

●第11回役員会
 3月10日㈯/企画、任務分担

●第12、13…回役員会:3月11日~4月20日の間
 状況に応じ随時開催
 <この間の準備作業>
  ◎学校との打ち合わせ
  ◎会場備品等確認、来賓控室、講師控室  
  ◎ブエナビスタ打合せ
  ◎司会者原稿作成
  ◎必要物品、レンタル品確認・手配
  ◎当日配布のプログラム作製<記念式典用、祝賀会用>
   ※映像資料、プログラム用写真収集
  ◎講師との連絡調整:大家氏、竹内氏
   ※写真提供等の依頼
  ◎ホームページでのPR
  ◎報道依頼
  ◎恩師への記念品発注
  ◎校歌、応援歌、応援団衣裳等準備
  ◎名札作成
  ◎学校への目録作成:表彰盆用意
  ◎来賓用リボン
  ◎講師謝礼準備
  ◎釣銭
  ◎領収書
  ◎引継用旗、たすき

●前日準備/4月20日㈮
  準備班10名以上
  準備(椅子並べ、各種セッティング)、最終打合せ、リハーサル

●当日/4月21日㈯ 8:30集合
 ◎受付:全体統括
  ①来賓担当
   学校長、教頭、事務長、同窓会長、同窓会事務局長
   ※赤リボン
   ※資料配布
   ※ブエナビスタまでの送迎車案内
  ②33、35、36回生担当
   ※名札
   ※資料配布
   ※祝賀会受付:寸志5,000円徴収
  ③各クラス担当
   各3~4名
   ※名札
   ※資料配布
   ※(寄付金受付)
   ※祝賀会受付も同様:祝賀会・会費徴収6,000円+2,000円
 ◎記念事業進行担当
 ◎会場係:暗幕開閉(6名)
 ◎祝賀会進行担当
 ◎講師案内:大家氏、竹内氏
 ◎写真撮影:前日、当日の記録

●当日終了後
 ◎東京同窓会参加者とりまとめ:期日6月9日㈯ 25名予定
 ◎バス手配
 ◎引継会資料作成:10月
 ◎パネル作成
 ◎同窓会報への原稿提出(原稿提出済→写真提供)



以上
  • 2012/03/14 (水) :
  • 実行委員会・議事録
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