松本県ヶ丘高等学校第34回卒業生同窓会

第10回実行委員会定例会 議事録 その2

★当日までの作業・役割分担について


●案内状発送作業
 2月18日/原稿等決定
 3月2日~3月5日/案内状、封筒、返信用はがき引き渡し   
 ~3月11日/案内状発送(各クラス毎、教員含む)
 3月28日/返信用はがき締切・人員把握
        ↓
      参加の少ないクラスは呼びかけを(各クラス最低10名)

●第11回役員会
 3月10日㈯/企画、任務分担

●第12、13回役員会:3月11日~4月20日の間
 状況に応じ随時開催
 ◆この間の準備作業
   ◎学校との打ち合わせ
    会場備品等確認、来賓控室、講師控室  
   ◎ブエナビスタ打合せ
   ◎司会者原稿作成
   ◎必要物品、レンタル品確認・手配
   ◎当日配布のプログラム作製<記念式典用、祝賀会用>
     ※映像資料、プログラム用写真収集
   ◎講師との連絡調整:大家氏、竹内氏 ※写真提供等の依頼
   ◎ホームページでのPR
   ◎報道依頼
   ◎恩師への記念品発注
   ◎校歌、応援歌、応援団衣裳等準備
   ◎名札作成
   ◎学校への目録作成:表彰盆用意
   ◎来賓用リボン
   ◎講師謝礼準備
   ◎釣銭
   ◎領収書
   ◎引継用旗、たすき

●前日準備/4月20日㈮
 ※準備班10名以上
  準備(椅子並べ、各種セッティング)、最終打合せ、リハーサル

●当日/4月21日㈯ 8:30集合
 ◆受付:全体統括
  ①来賓担当(A組、H組)
   学校長、教頭、事務長、同窓会長、同窓会事務局長
   ※赤リボン ※資料配布 ※ブエナビスタまでの送迎車案内
  ②33、35、36回生担当(C組、G組)
   ※名札 ※資料配布 ※祝賀会受付:寸志5,000円徴収
  ③各クラス担当
   各3~4名
   ※名札 ※資料配布 ※(寄付金受付)
   ※祝賀会受付も同様:祝賀会 会費徴収6,000円+2,000円
 ◆記念事業進行担当
 ◆祝賀会進行担当
 ◆講師案内:大家氏、竹内氏
 ◆写真撮影:前日、当日の記録
  
●当日終了後
 ◆東京同窓会参加者とりまとめ:期日6月9日㈯/25名予定
 ◆引継会資料作成:10月
 ◆パネル作成
 ◆同窓会報への原稿提出



★担当スタッフが足りません。
 お手伝いいただける方は、どしどしお申し出ください。
 よろしくお願いいたします。



以上
  • 2012/02/22 (水) :
  • 実行委員会・議事録
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